كل عام، تستعد الشركات لذروة موسم الشحن، هذا هو الوقت الذي تبدأ فيه الطلبات في التدفق، ويجب إرسال الشحنات بسرعة وكفاءة، كما يجب عليك إدارة عمليات الاستيراد والتصدير الخاصة بك خلال  موسم الذروة بشكل مختلف عن باقي العام، حتى تستطيع تلبية متطلبات عملائك دون تأخير، لذا فمن المهم إتباع بعض النصائح التالية لضمان عدم تخلفك عن الركب خلال ذروة موسم الشحن، وحتى يمكنك إدارة موسم الذروة مثل المحترفين.

متى تكون ذروة موسم الشحن؟

بالنسبة للعديد من الشركات، يقع موسم ذروة الشحن في أوقات مختلفة في السنة، مثل فترات الأعياد وغيرها، وغالباً ما تكون مواسم ذروة الشحن في الأوقات التالية:

• في النصف الثاني من العام، حيث تبدأ الشركات في الاستعداد لعطلة الشتاء وأعياد الميلاد
• كذلك موسم العودة إلى المدرسة، يعتبر من مواسم الذروة التي يكون فيها الاقبال على الشراء والتوريد كبير
• يمكن أن يختلف موسم الذروة حسب الصناعة، على سبيل المثال، قد يواجه تجار التجزئة الذين يبيعون سلعاً صيفية موسم الذروة خلال شهري يونيو ويوليو.
• هناك موسم ذروة رئيسي آخر يحدث خلال العام، وهو الفترة ما قبل بداية العام الصيني الجديد، حيث يندفع المستوردون للحصول على أكبر عدد ممكن من المنتجات قبل إغلاق المصانع وإنخفاض القدرة التصنيعية بشكل كبير.
• هناك أيضاً فترة الاستعداد للبلاك فرايدي، حيث تتسبب تلك الفترة في الإقبال الكبير على الشحن للبضائع لتلبية طلبات العملاء.

ماذا نتوقع في ذروة موسم الشحن؟

يمكن أن تتوقع حدوث ارتفاع في أسعار الشحن وانخفاض قدرة الشحن خلال موسم الذروة، ويرتفع حجم الواردات بشكل حاد، وتأخيرات في النقل بمختلف قطاعاته.

نصائح هامة لنجاح الشحن أثناء موسم الذروة

التخطيط المسبق

يجب عليك التخطيط المسبق قبل شهرين على الأقل من موسم الذروة، مع وضع خطة شحن محددة وشاملة للأسواق التي سوف تتعامل معها لتحديد مكان الشحن، وعدد الحاويات التي تحتاج إلى حجزها، ووكيل الشحن الذي ستقوم بالشحن معه وما هي الخيارات المتاحة لديه، ومع ارتفاع تكاليف الشحن بشكل خاص خلال مواسم الذروة، تأكد من التفاوض بشأن أسعار الشحن ومقارنة الأسعار قبل التعاقد مع وكيل الشحن.

تحيد أفضل وسائل النقل 

إن تحديد أفضل وسيلة نقل للبضائع الخاصة بك تكون بناءً على طبيعة المنتجات التي تقدمها والميزانية الخاصة بك، ويجب أن تضع في اعتبارك أن تكاليف الشحن الجوي ستكون أعلى بكثير من تكاليف الشحن البحري، لذلك إذا لم تكن شحناتك حساسة للوقت أو تعتبر بضائعك عالية القيمة أو قابلة للتلف، فتجنب خيارات الشحن الجوي، وبمجرد أن تقرر خيار الشحن الذي يناسب بضائعك، ابدأ في استكشاف جداول الشحن للعثور على أقرب مواعيد إبحار وحجزها مسبقًا لتأمين مكان جيد لشحناتك بسعر جيد .

تتبع الشحنات الخاصة بك وجهز الوثائق الخاصة بالتخليص الجمركي

يمكن أن تساعدك معرفة مكان شحنتك بالضبط في أي وقت على التخطيط بشكل أفضل وتلبية توقعات العملاء، كما أن خاصية تتبع الشحنات يمكن أن تلعب أيضاً دوراً في زيادة إيراداتك وتقليل التكاليف التشغيلية الخاصة بك، حيث تساعدك على تأكيد وصول وتسليم الشحنات لعملائك في الوقت المحدد، و خاصة عندما تكون كافة الوثائق الخاصة بالتخليص الجمركي جاهزة و مسلمة الى المخلص الجمركي، وتلك تعتبر نقطة هامة جداَ في مواسم الذروة حيث حاجة السوق لتلك البضائع في هذا الوقت مهم جداً عن باقي الأوقات.

لذلك، إذا كانت الشركة التي تتعامل معها لا توفر طريقة لتتبع البضائع الخاصة بك، ففكر في استخدام شركة مختلفة. 

اجعل بياناتك جاهزة لخدمة العملاء

دائماً ما تجعل كافة البيانات الخاصة بشحناتك جاهزة، حتى يمكنك تقديمها لخدمة العملاء في شركات الشحن بشكل سريع، لأنه غالباً ما تبقي خدمة العملاء في شركات الشحن الكبيرة العملاء قيد الانتظار لمدة تصل إلى 45 دقيقة، لذا فإن الحصول على جميع المعلومات في الاتصال الأولي سيؤدي إلى تسريع الردود.

وننصح كذلك أنه عندما ترسل بريداً إلكترونياً أو تتصل بخصوص استفسارات معينة، يجب أن تكون لديك جميع معلومات الشحنة في متناول يدك، على سبيل المثال، بيانات المستلم والعنوان والعناصر الموجودة بالشحنة، ووصف تلك العناصر وما إلى ذلك. 

القيام بتجهيزات التعبئة والتغليف 

يجب عليك شراء وتجهيز غالبية مواد التعبئة في وقت مسبق قبل الشحن، مع وضع كافة مواد التعبئة في موقع التجهيز مقدماً، فكلما كنت على استعداد وتجهيز مسبق كلما وفرت في الوقت وتجنبت التأخير في تجهيز الشحنات، كما إنه يساعد تغليف كل عنصر من عناصر شحنتك بشكل صحيح في سهولة التحميل والتفريغ للشحنة، مع تقليل مخاطر تأخير نقل البضائع بسبب العبوات التالفة

إعادة النظر في مواسم الذروة السابقة

من أفضل الطرق للاستعداد لموسم الذروة التعلم من مواسم الذروة السابقة، فإذا كانت لديك بيانات من مواسم الذروة الماضية، فقم بإلقاء نظرة وشاهد ما الذي نجح بشكل جيد وما الذي لم ينجح، سيساعدك هذا في تحديد النقاط التي تحتاج إلى تحسين حتى تتمكن من بناء التوقعات وإجراء التغييرات وفقاً لذلك، ومن المفيد أيضاً التحدث إلى الموظفين الذين عملوا مع الشركة لفترة من الوقت ومعرفة ما يتذكرونه عن مواسم الذروة السابقة، فقد يكون لديهم بعض الأفكار الرائعة التي لم تضعها في اعتبارك.

 التدريب من أجل النجاح

من المهم ان يكون فريق العمل الخاص بك مدرب بشكل جيد، وذلك من أجل النجاح في تنفيذ النصائح المذكورة أعلاه 

إن اتباع النصائح السابقة سوف يساعدك كثيراً في إدارة العمليات الخاصة بك من استيراد وتصدير ونقل لشحناتك، بالأسلوب الأمثل الذي معه تستطيع عبور فترة موسم الذروة بسلاسة ودون التعرض لتأخير لشحناتك أو تعرضها لمخاطر التلف والضياع.